Elektronische facturering in België: verplichtingen en kalender 2026

Elektronische facturering: waar gaat het over?

Elektronische facturering (e-invoicing) betekent niet simpelweg een PDF per e-mail versturen. Het gaat om een geautomatiseerde uitwisseling van gestructureerde gegevens tussen de informaticasystemen van de verzender en de ontvanger, in een gestandaardiseerd formaat.

Wat verandert er?

Het wettelijk kader in België

De wet van 6 februari 2024

België heeft de B2B-verplichting voor elektronische facturering aangenomen met een progressieve kalender:

Wie is betrokken?

Alle btw-plichtigen in België voor hun binnenlandse B2B-transacties:

• Vennootschappen (BV, NV, CV, enz.)
• Zelfstandigen-natuurlijke personen
• VZW's die aan btw onderworpen zijn
• Belgische vestigingen van buitenlandse ondernemingen

Vrijstellingen

• B2C-transacties (naar particuliere consumenten)
• Uitvoer en intracommunautaire leveringen (specifiek regime)
• Forfaitaire regelingen (kleine ondernemingen onder de drempel)
• Vrijgestelde vastgoedtransacties

De Peppol-norm

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is het netwerk en de standaard gekozen door België voor elektronische facturering. Het garandeert de interoperabiliteit tussen alle boekhoudsoftware.

Hoe werkt het?

Voordelen van Peppol

• Standaardisatie: één enkel formaat voor alle bedrijven
• Interoperabiliteit: werkt tussen alle compatibele software
• Veiligheid: versleutelde en geauthenticeerde verzending
• Traceerbaarheid: automatische ontvangstbevestigingen
• Internationaal: gebruikt in heel Europa

Hoe zich voorbereiden?

Stap 1: Controleer uw boekhoudsoftware

De belangrijkste Belgische Peppol-compatibele software:

• Exact Online: compatibel
• Octopus: compatibel
• Yuki: compatibel
• Billit: compatibel
• Horus: compatibel
• Bob50/Sage BOB: update nodig
• WinBooks: compatibel

Stap 2: Inschrijven op het Peppol-netwerk

• Een Peppol-identificatie verkrijgen (gebaseerd op uw KBO-nummer)
• Uw Access Point configureren (via uw software of een dienstverlener)
• Het verzenden en ontvangen van testfacturen testen

Stap 3: Uw processen aanpassen

• Uw personeel opleiden in de nieuwe procedure
• Uw algemene verkoopvoorwaarden bijwerken
• Uw klanten en leveranciers informeren
• Een overgangsperiode voorzien (dubbele verzending)

Stap 4: Digitale archivering

Elektronische facturen moeten 10 jaar worden bewaard in hun oorspronkelijk formaat (geen papieren afdruk):

• Gewaarborgde integriteit (geen wijziging mogelijk)
• Verzekerde leesbaarheid gedurende de volledige bewaartermijn
• Toegankelijkheid voor fiscale controles

De voordelen voor uw bedrijf

Financiële winsten

• Kostenverlaging: tot 60-80% besparing per factuur
• Geen drukwerk, geen postzending
• Minder encoderingsfouten
• Versnelling van de betalingscyclus

Operationele winsten

• Automatisering: geen manuele encodering meer
• Snelheid: onmiddellijke ontvangst
• Betrouwbaarheid: minder fouten, minder geschillen
• Zichtbaarheid: real-time opvolging van facturen

Schatting van de besparingen

Sancties bij niet-naleving

De FOD Financiën voorziet progressieve sancties:

• Waarschuwing in eerste instantie
• Administratieve boete: mogelijkheid van proportionele boetes
• Weigering btw-aftrek: als de factuur niet in het vereiste formaat is
• Versterkte fiscale controle: verhoogd risico op verificatie

Conclusie

Hulp nodig om u in regel te stellen met elektronische facturering? LegalBelgique begeleidt u bij de transitie: keuze van software, Peppol-inschrijving, opleiding van uw team en conformering van uw boekhoudprocessen.