Verplichte vermeldingen op een factuur in België: de volledige gids

Waarom zijn de verplichte vermeldingen cruciaal?

Een conforme factuur is niet zomaar een formaliteit: het is de voorwaarde opdat uw klant de btw kan aftrekken en uw boekhouding in orde is. Een onvolledige factuur kan door de administratie worden geweigerd en u blootstellen aan sancties.

De verplichte vermeldingen op een Belgische factuur

Volgens het btw-wetboek moet elke factuur bevatten:

• De vermelding "Factuur" en een uniek volgnummer;
• De datum van uitreiking;
• Uw gegevens: naam/benaming, adres en btw-nummer (BE0…);
• De gegevens van de klant: naam, adres en btw-nummer (voor een belastingplichtige klant);
• De omschrijving van de goederen of diensten (hoeveelheid, aard);
• De datum van de handeling (levering/prestatie) indien verschillend van de factuurdatum;
• De maatstaf van heffing per tarief, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag;
• Het totaal te betalen bedrag.

Bijzondere vermeldingen naargelang het geval

• Verlegging van heffing (medecontractant, werken in onroerende staat B2B): vermelding "Btw verlegd";
• Vrijgestelde intracommunautaire levering: vermelding van de vrijstelling en van beide btw-nummers;
• Btw-vrijstelling: "Bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen";
• Margeregeling (tweedehandsgoederen): specifieke vermelding.

Termijnen en bewaring

• De factuur moet uiterlijk de 15e dag van de maand na die van de levering of prestatie worden uitgereikt.
• Facturen moeten 7 jaar worden bewaard (10 jaar voor bepaalde documenten over onroerende bedrijfsmiddelen).

De verplichte elektronische facturatie

Sinds 2026 wordt de gestructureerde elektronische facturatie (Peppol-formaat) de norm voor B2B-transacties tussen Belgische belastingplichtigen. Anticipeer door uw onderneming met een compatibele tool uit te rusten.

Veelgemaakte fouten

• Niet-opeenvolgende nummering of met gaten;
• Ontbrekend btw-nummer van de klant in B2B;
• Onjuiste btw-tarieven of -maatstaf;
• Ontbreken van de specifieke vermelding (verlegging, vrijstelling…).

Conclusie

Een conforme factuur beschermt uw klant (btw-aftrek) en uw onderneming (controles). Controleer systematisch de verplichte vermeldingen en bereid u voor op de elektronische facturatie.

Hulp nodig bij uw facturatie en boekhouding? LegalBelgique brengt u in contact met boekhouders en beveiligt uw verplichtingen.